Het is voor welk bedrijf dan ook van groot belang om altijd goed bereikbaar te zijn. Kunnen mensen je niet bereiken, dan lijk je al snel minder betrouwbaar dan een bedrijf waar men wel direct netjes te woord wordt gestaan. Bovendien kan het zomaar gebeuren dat je door je onbereikbaarheid klanten of orders misloopt, of andere belangrijke zaken mist. Het is, nu we er meer en meer aan gewend raken om lang niet altijd op kantoor aan het werk te zijn, echter nog niet zo vanzelfsprekend dat het ook altijd lukt om goed bereikbaar te blijven. Dat vraagt om slimme oplossingen!
Wie is er nog op kantoor?
Om je werk goed te kunnen doen, hoef je lang niet altijd meer echt op kantoor aanwezig te zijn. We raken er meer en meer aan gewend dat we lang niet altijd met het voltallige personeel tegelijk aanwezig zijn. Sterker nog: steeds meer kantoren hebben niet eens plek voor alle medewerkers tegelijk. Er wordt hier actief gestimuleerd om regelmatig thuis te werken. Dat scheelt veel reistijd, maakt mensen flexibeler en zorgt ervoor dat er minder files op de wegen ontstaan. Bovendien is het voor een bedrijf natuurlijk prettig om een wat minder groot kantoor te hoeven kopen of huren, dat scheelt weer in de kosten.
Bij de meeste bedrijven is het bovendien heel normaal dat mensen niet meer op een vaste werkplek zitten. Flexplekken zijn de norm. Soms zijn deze verdeeld over een afdeling, en zitten mensen nog wel per afdeling bij elkaar, maar net zo vaak vermengen medewerkers van verschillende afdelingen zich door het hele gebouw heen. Maar wie neemt dan de telefoon van de afdeling op?
Zo flexibel als de mensen zelf
Als mensen zich niet meer op een vaste plek bevinden, moeten de telefoonlijnen die worden gebruikt ook flexibel zijn. Om die reden stappen steeds meer bedrijven over op VoIP telefonie. Hierbij verloopt de telefonie via internet, waardoor wordt gekozen voor veel meer flexibiliteit. Via de VoIP telefooncentrale kan precies worden ingesteld wat er met binnenkomende telefoontjes voor bepaalde personen of afdelingen moet gebeuren. Moeten deze naar een bepaald toestel gaan dat zich in het kantoor bevindt? Doorgestuurd naar een mobiel nummer? Worden verdeeld onder een groepje mensen? Alles is mogelijk en ook heel gemakkelijk aan te passen. En dat is belangrijk, want omstandigheden kunnen snel veranderen. Zelfs op momenten waarop er niemand op kantoor aanwezig is, wil je toch je klanten te woord kunnen blijven staan, liefst zonder dat zij het merken dat je je ergens anders bevindt. Door te kiezen voor een manier van telefoneren die net zo flexibel is als de medewerkers zelf, blijft een bedrijf altijd bereikbaar, waar de mensen zich ook bevinden.
